Họp trực tuyến hay còn gọi là hội nghị trực tuyến(Online meeting, online conference). Họp trực tuyến là một hình thức họp thông qua các phần mềm hỗ trợ có sẵn, các web hội nghị hoặc qua hệ thống tổng đài hội thoại thông qua môi trường internet/PSTN nhằm mục đích giảm chi phí và thời gian của các tổ chức, doanh nghiệp so với những hội nghị, cuộc họp trực tiếp(face-to-face). Ngoài ra đây cũng là ứng dụng thiết thực hỗ trợ đào tạo trực tuyến(E-learning) cho các công ty, các doanh nghiệp hoặc các trung tâm, trường học đào tạo lớp học từ xa, lớp học ảo.
Cách triển khai họp trực tuyến.
Tùy vào nhu cầu sử dụng của mỗi cá nhân hay doanh nghiệp, tính cố định và tài chính mà đầu tư, sử dụng dịch vụ hội nghị.
Đầu tư hệ thống hội nghị truyền hình
Đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu là một hình thức rất tốn kém(chi phí đầu tư,vận hành , khấu hao thiết bị…), không linh hoạt trong việc mở rộng và yêu cầu đường truyền cao.
Đầu tư hệ thống họp trực tuyến qua web/phần mềm. Với hình thức này công ty tiết kiệm hơn, linh hoạt trong việc mở rộng, không yêu cầu đường truyền cao nhưng vẫn chưa phải lựa chọn thông minh nhất.
Sử dụng dịch vụ hội nghị.
Hiện nay có rất nhiều công cụ, phần mềm /web hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Yahoo/Skype/GoMeeting… nhưng nó lại rất hạn chế về các chức năng. Đồng nghĩa với việc mình sử dụng quá nhiều chức năng thì phải trả phí và thường là của nước ngoài nên rất bất tiện trong việc hỗ trợ, thanh toán. Đặc biệt đường truyền cũng là một vấn đề lớn đối với những dịch vụ của nước ngoài vì đường truyền quốc tế thường rất chậm hoặc thường xuyên xảy ra sự cố làm ảnh hưởng tới các cuộc họp khiến các cuộc họp không thể tổ chức tốt được.
Như vậy việc lựa chọn một dịch vụ họp trực tuyến tại Việt Nam là một lựa chọn thông minh nhất trong trường hợp này. Nhưng yêu cầu chúng ta phải có lựa chọn đúng đắn, phải chọn dịch vụ có chất lượng tốt, giá cả hợp lý và bảo mật cao.